Warum Altora AI Office?
Kundenanfragen erreichen Unternehmen heute über viele Kanäle gleichzeitig – E-Mail, WhatsApp, Telefon. Ohne ein System, das diese Kanäle verbindet, gehen Anfragen unter, Antwortzeiten steigen, und Mitarbeitende verbringen einen Großteil ihres Tages mit sich wiederholenden Standardfragen statt mit den Fällen, die wirklich ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Klassische CRM-Systeme lösen dieses Problem nur teilweise: Sie verwalten Kundendaten, ersetzen aber nicht die eigentliche Kommunikationsarbeit. Altora AI Office setzt genau hier an: Künstliche Intelligenz liest eingehende E-Mails, ordnet sie automatisch der richtigen Kategorie zu, formuliert einen Antwortentwurf und weist die Anfrage dem zuständigen Mitarbeitenden zu – der die Antwort in Sekunden prüfen, anpassen und versenden kann, statt sie komplett neu zu schreiben.
Das Ergebnis: schnellere Antwortzeiten, spürbar weniger administrativer Aufwand und ein Kundenservice, der auch bei wachsendem Anfragevolumen nicht an seine Grenzen stößt.
Die wichtigsten Funktionen von Altora AI Office
Altora AI Office ist eine mandantenfähige SaaS-Plattform: Jedes B2B-Unternehmen registriert sich mit einem eigenen, abgeschotteten Bereich und verbindet dort seine eigene Kommunikation.
Multi-Tenant SaaS
Jedes Unternehmen arbeitet in einem eigenen, sicher getrennten Bereich innerhalb der Plattform – von der Registrierung bis zum täglichen Betrieb.
Eigenes Firmen-E-Mail-Postfach
Unternehmen verbinden ihr bestehendes E-Mail-Postfach direkt mit Altora AI Office, ohne den Anbieter wechseln zu müssen.
KI-Klassifizierung eingehender E-Mails
Künstliche Intelligenz liest jede eingehende Nachricht, erkennt das Anliegen und ordnet sie automatisch der passenden Kategorie zu.
KI-Antwortentwürfe
Zu jeder klassifizierten Anfrage erstellt die KI einen passenden Antwortentwurf, den Mitarbeitende übernehmen oder gezielt anpassen können.
Automatische Zuweisung
Anfragen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet – nach klaren, individuell konfigurierbaren Regeln.
Zentrales Dashboard
Alle Kundenanfragen laufen in einem übersichtlichen Dashboard zusammen, inklusive Status, Zuständigkeit und Verlauf.
Kunden- und Terminverwaltung
Kundendaten und Termine werden direkt in der Plattform verwaltet, inklusive automatisierter Terminvorschläge.
WhatsApp Business Integration
Kundenanfragen über WhatsApp laufen in dasselbe zentrale Postfach wie E-Mails – mit derselben KI-Unterstützung.
Start in KürzeDSGVO-konforme Architektur
Personenbezogene Daten werden vor der KI-Verarbeitung automatisch anonymisiert und erst zum Versand der Antwort wieder eingesetzt.
Skalierbare Cloud-Plattform
Die Plattform wächst mit dem Anfragevolumen mit – ohne zusätzlichen Infrastrukturaufwand für das einzelne Unternehmen.
So funktioniert die Plattform
Vom Eingang einer Kundenanfrage bis zur versendeten Antwort läuft bei Altora AI Office ein durchgängiger, KI-gestützter Prozess ab:
-
1
Anfrage geht ein
Eine Kundenanfrage erreicht das verbundene Firmen-Postfach – per E-Mail oder, sobald verfügbar, über WhatsApp.
-
2
KI klassifiziert & anonymisiert
Künstliche Intelligenz ordnet die Anfrage einer Kategorie zu. Personenbezogene Daten werden vor jeder weiteren Verarbeitung automatisch anonymisiert.
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3
KI erstellt einen Antwortentwurf
Auf Basis der Anfrage formuliert die KI einen passenden, individuellen Antwortvorschlag.
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4
Zuweisung an Mitarbeitende
Die Anfrage wird automatisch an den zuständigen Mitarbeitenden im Dashboard zugewiesen.
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5
Prüfen, anpassen, senden
Der Mitarbeitende prüft den KI-Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und versendet die Antwort – oder die Plattform versendet bei hoher Konfidenz automatisch.
Mehr als ein CRM
Klassische CRM-Systeme verwalten in erster Linie Kundendaten. Altora AI Office geht deutlich weiter und verbindet künstliche Intelligenz, Kommunikation und Automatisierung in einer Plattform.
| Klassisches CRM | Altora AI Office |
|---|---|
| Verwaltet vor allem Kundendaten und Kontakthistorie | Verbindet KI, E-Mail, WhatsApp, Aufgaben und Mitarbeitende in einer Plattform |
| Antworten formuliert der Mitarbeitende komplett selbst | KI erstellt Antwortentwürfe, Mitarbeitende prüfen und versenden |
| Zuweisung von Anfragen meist manuell | Automatische Klassifizierung und Zuweisung an zuständige Mitarbeitende |
| Separate Tools für E-Mail und Messenger nötig | E-Mail und WhatsApp in einem gemeinsamen Postfach |
| Reine Datenverwaltung ohne inhaltliche Automatisierung | Durchgängige KI-Automatisierung entlang des gesamten Anfrageprozesses |
Für welche Unternehmen ist Altora AI Office geeignet?
Altora AI Office ist bewusst branchenneutral aufgebaut und eignet sich für jedes Unternehmen mit regelmäßigem Kundenkontakt, zum Beispiel:
Die Zukunft von Altora AI Office
Altora AI Office wird kontinuierlich weiterentwickelt. Zwei Erweiterungen stehen im Fokus:
WhatsApp Business Integration
Kundenanfragen über WhatsApp laufen künftig direkt in dasselbe zentrale Postfach wie E-Mail-Anfragen, inklusive KI-Unterstützung und nahtloser Übernahme durch Mitarbeitende.
Eigener KI-Chatbot pro Unternehmen
Jedes registrierte Unternehmen soll künftig einen eigenen KI-Chatbot für die eigene Website erhalten, der Kundenfragen automatisch beantwortet und bei Bedarf nahtlos an einen Mitarbeitenden übergibt.
Häufige Fragen zu Altora AI Office
Was ist Altora AI Office?
Altora AI Office ist unsere eigene, mandantenfähige KI-Plattform für professionelle Kundenkommunikation: Unternehmen verbinden ihr Firmen-E-Mail-Postfach, künstliche Intelligenz klassifiziert eingehende Anfragen automatisch, erstellt passende Antwortentwürfe und weist sie dem zuständigen Mitarbeitenden zu. Ergänzt wird das um ein zentrales Dashboard mit Kundenverwaltung und Terminplanung – alles auf einer durchgängig DSGVO-konformen, skalierbaren Cloud-Plattform, branchenneutral einsetzbar für Arztpraxen, Handwerksbetriebe, Kanzleien, Online-Shops und viele weitere Unternehmen.
Ist Altora AI Office bereits verfügbar?
Die Kernplattform ist vollständig entwickelt: Multi-Tenant-Architektur, KI-E-Mail-Klassifizierung, automatische Antwortentwürfe, Zuweisung an Mitarbeitende sowie Kunden- und Terminverwaltung sind produktiv einsatzbereit. Auch die WhatsApp Business Integration ist bereits entwickelt und startet in Kürze. Interessierte Unternehmen erreichen uns jederzeit über das Kontaktformular für eine unverbindliche Erstberatung.
Ist Altora AI Office ein CRM-System?
Nicht im klassischen Sinn. Klassische CRM-Systeme verwalten in erster Linie Kundendaten. Altora AI Office geht deutlich weiter und verbindet künstliche Intelligenz, E-Mail-Kommunikation, WhatsApp, Terminverwaltung und Mitarbeiterzuweisung in einer intelligenten Plattform – inklusive automatisierter Klassifizierung und KI-Antwortentwürfen. Das macht Altora AI Office zu einer modernen Customer-Communication-Plattform statt eines reinen Datenverwaltungstools.
Unterstützt Altora AI Office WhatsApp Business?
Ja. Die WhatsApp Business Integration ist bereits entwickelt und startet in Kürze: Kundenanfragen laufen über eine gemeinsame Firmennummer in ein zentrales Postfach, künstliche Intelligenz beantwortet einfache Fragen automatisch, und Mitarbeitende können komplexere Gespräche jederzeit übernehmen – mit vollständiger, kanalübergreifender Kommunikationshistorie je Kunde.
Für welche Branchen eignet sich Altora AI Office?
Altora AI Office ist bewusst branchenneutral aufgebaut und eignet sich für alle Unternehmen mit regelmäßigem Kundenkontakt – zum Beispiel Arztpraxen, Physiotherapien, Handwerksbetriebe, Kanzleien, Online-Shops, Dienstleister, Agenturen und IT-Unternehmen sowie kleine und mittelständische Unternehmen im Allgemeinen.
Wird es einen eigenen KI-Chatbot für jedes Unternehmen geben?
Ja, das ist die nächste geplante Erweiterung von Altora AI Office. Jedes registrierte Unternehmen soll künftig einen eigenen KI-Chatbot für die eigene Website erhalten, der Kundenfragen automatisch beantwortet und bei Bedarf nahtlos an einen Mitarbeitenden übergibt. Diese Funktion befindet sich aktuell in Entwicklung.
Die nächste Generation der Kundenkommunikation
Altora AI Office ist mehr als ein weiteres CRM-System: eine intelligente Plattform, die E-Mail, WhatsApp, Terminverwaltung und Mitarbeitende KI-gestützt miteinander verbindet. Unternehmen sparen Zeit, senken die Kosten wiederkehrender Kommunikationsaufgaben und bieten ihren Kunden gleichzeitig schnellere, konsistentere Antworten. Wer Kundenservice zukunftsfähig aufstellen möchte, findet in Altora AI Office eine Plattform, die genau dafür entwickelt wurde.
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie Altora AI Office Ihre Kundenkommunikation entlastet.
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